Ferrum vertraut auf Riva für die Synchronisation von Microsoft Dynamics CRM mit Novell GroupWise

Ferrum, ein Weltkonzern in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, führte 2015 Microsoft Dynamics CRM ein. Gleichzeitig wurde Riva CRM Integration On-Premise implementiert, um eine zuverlässige Server-seitige Synchronisation zu dem e-mail System von Novell GroupWise sicherzustellen. Riva synchronisiert nahtlos CRM Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben, e-mails, Verkaufschancen, Cases, benutzerdefinierte Felder und Objekte und bietet Cross-Plattform Support, auch für mobile Endgeräte, an. Diese Synchronisationsoptionen und zusätzliche Anpassungen, wie beispielsweise Field-Mapping und Sortierung, haben die Benutzerakzeptanz und die Zufriedenheit unter den Nutzern bei Ferrum deutlich gesteigert.

Im Überblick

Die Ferrum AG mit ihrem Hauptsitz in der Schweiz vereinigt vier unterschiedliche Geschäftsbereiche unter einem Dach; eine Vielzahl an Produkten und Dienstleistungen formen somit die Basis unzähliger Endprodukte. Die Schlüsselmärkte inkludieren die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, die Chemie- und Pharmaindustrie. Die weltweiten Tätigkeiten auf allen Kontinenten, ein hoher Eigenfinanzierungsgrad und die wirtschaftliche Unabhängigkeit sichern dem Unternehmen eine starke Stellung mit exzellenten Zukunftsaussichten. Ferrum beschäftigt 500 Mitarbeiter und verfügt über Standorte in Rupperswil und Schafisheim (Schweiz), Houston, TX und Havre de Grace, MD (USA), Mumbai und Kunshan (China). Der Jahresumsatz beträgt circa 120 Millionen Schweizer Franken.

Die Herausforderung

2015 implementierte die Firma Microsoft Dynamics CRM, um seine Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten. Der Treiber für die Einführung von Riva bestand darin, eine Brücke zwischen dem existierendem e-mail System, GroupWise, und dem neuen Microsoft Dynamics CRM zu schlagen, ohne die bestehende Infrastruktur umbauen zu müssen. Riva – als die Lösung in Form eines Zauberwürfel (Rubik Cube) für alle System- und Synchronisations-Anforderungen – wurde von ORBIS, dem Implementationspartner von Microsoft Dynamics 365 (CRM) empfohlen.

Ferrum war auf der Suche nach einer Möglichkeit, e-mails, Verkaufschancen und Cases nahtlos zwischen den zwei Systemen, welche für die Verwaltung des Geschäftsflusses der Kunden, der Berater und der Vertriebsmitarbeiter verantwortlich sind, zu synchronisieren. Ferrum wollte die Option haben, e-mails im CRM zu archivieren und alle CRM Verkaufsgelegenheiten und Cases im GroupWise e-mail Client oder auf mobilen Endgeräten aufzulisten, um relevante e-mails existierenden CRM Objekten zuzuweisen. Bei Ferrum sind die Benutzeradaption und die Benutzerfreundlichkeit unerlässlich für die Synchronisation der essentiellen Daten und die Zuverlässigkeit der Gesamtlösung. Zusätzlich war der entscheidende Faktor die schnelle und leichte Implementierung von Riva.

Die Lösung

Ferrum stellte fest, dass eine verlässliche und skalierbare Integration zwischen ihrem neuen Microsoft Dynamics CRM und ihrem bestehenden e-mail System GroupWise notwendig ist, um e-mails, Opportunities und Cases zu synchronisieren. Riva macht es möglich, e-mails (und e-mail Anhänge) an CRM Kontakte, Konten, Verkaufschancen, Support Cases und benutzerdefinierte Objekte anzuhängen. So kann Riva SmartConvert genutzt werden, um neue Verkaufschancen Gelegenheiten und Cases aus e-mails zu generieren. Riva ermöglicht zusätzlich Ferrum’s CRM Opportunities und Cases in ihren GroupWise e-mails und mobilen Endgeräten in Listenform anzuzeigen. Ferrum kann nun nach Opportunity Name, Deal Größe, Verkaufsstufe, nächster Schritt, Wahrscheinlichkeit und anderen Feldern – alle on the fly – filtern. Nutzer klicken einfach auf Opportunity/Case, um mehr Details angezeigt zu bekommen. Zusätzlich können Nutzer die Riva ConnectBar verwenden, um die Opportunity in Microsoft Dynamics CRM zu verlinken.

Ferrum nutzte Riva auch für die Anpassung des Re-Mappings von CRM Feldern (z. B. das Webseiten Feld des CRM Account Objekts ist nun auch im Office Feld in GroupWise abgebildet). Weiterhin nutzt Ferrum eine spezifische Sortierung der Opportunities und Cases, die auf alphabetischen Mechanismen basiert, um eine Nummer als Präfix zu dem Case oder Opportunity Namen anzeigen zu lassen.

Riva ist ein Pionier bei fortgeschrittenen Synchronisations-Funktionen, welche die CRM Nutzung und Akzeptanz verbessern, Sales und CRM Werte steigern und das Hin- und Herspringen zwischen Applikationen reduziert. Das Riva On-Premise Setup ist für alle Nutzer zentral verwaltet, was die Effektivität besonders aus administrativer Sicht erhöht. Es müssen keine zusätzlichen Plug-ins oder separate Mobile Apps installiert, konfiguriert oder verwaltet werden. Riva, als Server-seitiger Synchronisationsmotor, unterstützt Microsoft Exchange, Office 365, Gmail, G Suite, IBM Notes, Domino und Novell GroupWise Clients und mobile Endgeräte. Multi-Systeme und Citrix/Terminal Server Umgebungen werden ebenfalls hervorragend unterstützt. Riva ist in Ferrums nativer Ordnerstruktur eingebettet. Das verfügbare Side-Panel Riva Insight, ein Add-on, stellt „context-sensitive” CRM Daten zur sofortigen Verfügung – die e-mail Applikation muss dabei nicht verlassen werden.

Ferrum kam in den Genuss der professionellen Betreuung und Entwicklung des erfahrenen und engagierten Riva Team. Die Techniker und Entwickler werden auch in Zukunft alles daransetzen, die individuellen Anforderungen der Kunden zu erfüllen.

Die Ergebnisse

„Riva hat uns eine schnelle und einfache Verbindung zwischen dem neuen Microsoft Dynamics CRM System und dem existierenden e-mail System GroupWise ermöglicht und damit zu einer gesteigerten Nutzerakzeptanz beigetragen.“, sagt David Feurer, CRM Power Nutzer bei Ferrum. Das finanzielle Investment in die Riva CRM Integration war Teil des ganzen CRM Projekts und eine essentielle Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung der unternehmensweiten Lösung in einer brandneuen Systemumgebung. Die Synchronisationseigenschaften für Cases und die erweiterten Optionen um e-mails in Ferrums GroupWise Applikation zu übertragen geben den Kundenberatern die Freiheit, genauso vorzugehen wie im CRM. Ferrum wird auch zukünftig auf die Vorteile der hohen Flexibilität und Stabilität von Riva On-Premise zugreifen.

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