Effektiveres Zeitmanagement durch Rivas erweiterte Funktionen für Kalender-Synchronisation

Möchten Sie die leistungsstarken Kalender-Funktionen Ihres e-mail Systems auch in Ihr CRM -egal welches –  übertragen? Riva macht es möglich.

Screen Shot 2016-07-12 at 5.02.06 PMAlle unserer Kunden waren auf der Suche nach einer Möglichkeit, Ihre e-mail Systeme und Kommunikationsplattformen effektiver mit ihrem CRM zu integrieren, als sie auf Riva stießen. Die Gründe sind offensichtlich – die Kommunikation mit den Kunden wird immer noch von Menschen durchgeführt und diese Menschen benützen üblicherweise ein e-mail oder ähnliche Kommunikationsplattformen für ihre direkte Kommunikation mit den Kunden.

Heutzutage sind die Kalenderfunktionen eines e-mail Systems relativ weit entwickelt und werden dazu benützt, sowohl das Arbeits- als auch das Privatleben eines Angestellten zu organisieren.

Riva bietet die beste Möglichkeit eine Brücke zwischen CRM und e-mail System zu schlagen. Seine server-seitige Synchronisation läuft im Hintergrund und ermöglicht nahtlose und verlässliche Integration.

In diesem Artikel möchte ich gerne die Kalenderfunktionen etwas detaillierter hervorheben. Für Riva Kunden hat die Synchronisation ihres Kalenders höchste Priorität. Dennoch merken sie oft, dass das kostenlose plug-in oder die Version ihres CRM Anbieters ihren Ansprüchen für professionelles Zeitmanagement nicht genügen.

Standard Kalendersynchronisation mit vielen Möglichkeiten

Zu Beginn legt der Administrator die Synchronisations-Daten für Riva fest z.B. wenn die Synchronisation des Kalenders drei Monate in der Vergangenheit starten soll. Das verhindert, dass unnötige Daten während der Synchronisation auf die mobilen Endgeräte geladen werden (für die Synchronisation auf mobile Endgeräte benötigt man keine plug-ins oder apps, da Riva die ursprüngliche Kalenderlösung für mobile Endgeräte nutzt).

Bei Riva CRM Integration haben Administratoren und User viele Möglichkeiten selbst die Kalendersynchronisation zu konfigurieren. Basierend auf den Kategorien können, sowohl vom Administrator als auch auf User Ebene, Regeln festgelegt werden, wie die Kalendereinträge synchronisiert werden sollen. Bei iOS werden hashtags (#) verwendet um Regeln festzusetzen. So können User z.B. private Einträge in ihren privaten Kalender eintragen und festlegen, dass diese nicht ins CRM synchronisiert werden. Oder sie können festlegen, dass diese Termine synchronisiert werden aber nur als geblockte Zeitslots zu sehen sind – ohne private Informationen. (Das nennt man dann Privatization).

Administratoren können auch Kategorien im Back-end erstellen (z.B. können dies Event-Kategorien sein wie: „Kunde anrufen“, „Treffen mit dem Kunden vor Ort“ und „Kunden webinar“), was dem User die Auswahl erleichtert, welche Kalenderkategorien er mit seinem PC, Laptop, iPhone oder iPad synchronisiert haben möchte. Das ist eine sehr komfortable Lösung, wenn man Reports auf der Basis von Kategorien erhalten möchte.

Die typischen Herausforderungen mit denen es Riva Kunden bisher bei der Kalenderintegration zu tun hatten beinhalteten die Suche nach freien / geblockten Zeitslots und Blockveranstaltungen, mehrtägigen Veranstaltungen und wiederkehrenden Veranstaltungen. Die Add-ons und plug-ins von CRM Anbieter können diese erweiterte Kalenderintegration einfach nicht zufriedenstellend durchführen. Riva hingegen kann mit seinen Standard Kalendersynchronisations-Funktionen eine Vielzahl von Anforderungen bewerkstelligen. Sollten Sie noch detailliertere Integrationsansprüche haben bietet Ihnen Riva eine individuelle Anpassung, die zeitnah und zu einem vernünftigen Preis für Sie generiert werden kann.

Die Anpassung des Jahres: “Invitation Mode”

Die Anpassung, die unsere Kunden am meisten lieben nennt sich „Invitation Mode”. Wie funktioniert sie? Ein User erstellt eine Kalendereinladung im CRM; Riva holt sich diese Einladung, versendet sie über das e-mail System z.B. Exchange und kopiert dann die Outlook oder auch jede andere Kundeninformation in ihr CRM. Hört sich kompliziert an; warum also sollte man das tun wollen?

Hier ist ein typisches Szenario, das uns ein Kunde mitgeteilt hat. Das Team, das vor Ort Besuche bei Kunden organisiert arbeitet mit dem CRM nur um die vereinbarten Meetings für das Sales Team zu planen. Eine Kalendereinladung die das CRM verschickt ermöglicht keine spezielle Formatierung. Durch Rivas „invitation mode“ sieht jede Kalendereinladung für die eingeladene Partei wie eine professionelle Outlook Einladung aus – sie kann auch Tabellen und Anhänge enthalten – wurde aber verschickt ohne dass der User in Outlook arbeiten muss. Riva nutzt die Leistung von Microsoft Exchange im CRM.

Eine andere weitverbreitete Herausforderung, die Riva löst sind Konvertierungsprobleme. Wenn eine Kalendereinladung über das CRM versendet wird, benutzt es ics Formatierung und wird dann in der Inbox des Users zu seinem Kalender konvertiert. Wenn das Kalenderevent abgesagt wurde oder ins CRM verschoben wurde, wird dies nicht auf der konvertierten Kalendereinladung in der Inbox angezeigt. Riva überwindet diese Konvertierungsprobleme und ermöglicht nahtlose Synchronisation zu tragbaren Dingen wie der Apple watch.

Kalenderereignisse Kontakten zuweisen

Eine Funktion, mit der einige CRMs noch immer Schwierigkeiten haben ist, einem Kontakt im CRM ein Kalenderereignis zuzuweisen. Riva deckt alles ab – sowohl interne als auch externe Kontakte. .

Jetzt müssen Sie Ihre Vorstellungskraft bemühen: durch Rivas hochentwickelte selbst-kreierende Funktionalität können neue Kontakte, die zu einem Kalenderereignis eingeladen wurden, automatisch zum CRM synchronisiert werden – als Lead, einem Account zugewiesen, oder direkt einem speziellen CRM User zugewiesen. Ist das nicht wunderbar? Und jeder einzelne Schritt auf diesem Weg kann ganz nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden. Für einen einzelnen User oder für eine Gruppe von Usern.

Was noch? Vertrauliche Informationen

Riva Insight ist ein CRM und ein soziales Feld für Outlook und IBM Notes. Riva kümmert sich um Sales, Support und Marketing Teams, die sich wünschen schnellen Zugang zu CRM Kontakten und Account Informationen direkt von Outlook und IBM Notes aus zu erhalten. Riva Cloud und Riva On-Premise synchronisieren CRM-Daten zu den Kontakten, Kalendern, Tasks und e-mail Abteilungen Ihres e-mail client. Riva Insight liefert Ihnen inhaltlich dazu passende CRM Daten und wichtige Soziale Daten gleich nebenan auf einem Side Panel Fenster.

Um bei dem Kalenderbeispiel zu bleiben, so bedeutet das, dass wenn Sie auf Riva Insight klicken, Sie innerhalb eines Kontaktes alle dazugehörigen Kalendereintragungen in Echtzeit in der Sidebar sehen können.

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Sehen Sie hier noch einige weitere Anpassungen von Riva für Kalender Synchronisation:

  • Benutzerdefinierte Terminthemen: Synchronisieren Sie CRM Verabredungen mit benutzerdefinierten Themen (e.g., fügen Sie CRM Kontakte und Account Informationen zu dem Thema hinzu).
  • Token Anpassung: Verbinden Sie Dinge (e-mails, Tasks, Veranstaltungen) mit CRM Objekten (Opportunities, Cases, Projekte und benutzerdefinierte Objekte) durch den Gebrauch von Token. Als Token wird oft eine Nummer, wie z.B. eine Opportunity im CRM oder eine Case Nummer oder eine Ausweisnummer, genommen.
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Privatisierung: Ändern Sie die Kriterien nach denen Riva festlegt ob etwas als “privat” markiert wird oder nicht (z.B. wenn das Wort “PRIVAT” in dem geplanten Termin auftaucht soll Riva ihn auch als „privat“ behandeln).
  • Teilnehmerverwaltung: Ändern Sie die Art, wie die Teilnehmerverwaltung gehandhabt wird.
  • Benutzerdefinierte Aktivitäten: Synchronisieren Sie benutzerdefinierte CRM Aktivitäten / Ereignisse mit Ihrem e-mail System.
  • Terminfilter: Fügen Sie einen benutzerdefinierten Filter ein, der kontrolliert, welche CRM Verabredungen mit dem Kalender eines Users im e-mail System synchronisiert wird.
  • Filter für Teilnehmer: Setzen Sie einen Filter, der Teilnehmer unter bestimmten Voraussetzungen ausschließt und somit nicht einlädt.
  • Möglichkeit der Token-Nutzung: Ermöglichen Sie es den Usern anzuzeigen, dass sie einen CRM Eintag (z.B. CRM Kontakt oder Verabredung) synchronisiert haben möchten durch das Klicken eines textbasierten Tokens. Nutzen Sie sie anstelle von „Kategories“ auf Ihren mobilen Endgeräten.

Mit Riva sind Ihre Möglichkeiten unbegrenzt. Bitte kontaktieren Sie uns, um über Ihre ganz speziellen Bedürfnisse zu sprechen.