Wie kontrolliere ich, welche Kontakte Riva im CRM kreiert?

Oft werden hunderte Stunden dafür vergeudet, Kontakte von Unternehmen und Organisationen im CRM zu bereinigen. Es scheint ein andauernder Kampf zu sein, sicherzustellen, ob und dass die CRM-Daten, die bei einem automatischen Synchronisationsvorgang kreiert werden, auch die tatsächlichen Kontaktdaten enthalten. Wie kann Riva dabei behilflich sein, diese Herausforderung anzunehmen und die Fehlerquellen zu reduzieren?

Riva On-Premise Administratoren haben nun die Möglichkeit eine Kombination zwischen neuen und bereits bestehenden Lösungen in der Riva Manager Anwendung einzusetzen, um besser kontrollieren zu können, welche Kontaktdatensätze automatisch kreiert werden sollen, wenn neue Kontakte vom Exchange / Outlook Adressbuch zum CRM synchronisiert werden z.B.:

  • Deaktivieren der Erstellung von CRM Kontakten
  • Konfigurieren von „dupe“ Erkennung
  • Konfigurieren von Pflichtfeldern
Die gleichen Möglichkeiten sind Riva Cloud Kunden zugänglich, benötigen aber die Unterstützung des Riva Cloud Ops Teams um sie freizuschalten. Kontaktieren Sie das Riva Success Team um die für Sie in Frage kommenden Möglichkeiten zu implementieren.

Blockieren Sie den Synchronisationsvorgang neuer Kontakte zum CRM

Riva beinhaltet eine Zusatzfunktion, die in den Synchronisationseinstellungen oder der CRM-Verbindung angewendet werden kann, um die Erstellung von neuen Exchange-Kontakten im CRM zu verhindern. Diese Zusatzfunktion kommt dann zum Tragen, wenn man Riva erlauben möchte die Synchronisierung von Updates der Exchange-Kontakte und ihren zugehörigen CRM Kontakten durchzuführen, aber keine neuen Kontakte im CRM kreieren möchte.

Um Exchange davon abzuhalten, im CRM neue Kontakte und / oder Leads zu erstellen, wenden Sie die folgenden benutzerdefinierten Möglichkeiten an:

Sync.Crm.CrmCreates.Disabled.Contact = True (Disables creating CRM contacts)
Sync.Crm.CrmCreates.Disabled.Lead = True (Disables creating CRM leads)

Um weitere Informationen zu erhalten sehen Sie sich bitte die Einträge Disable syncing new Exchange items to the CRM with bidirectional sync enabled in unserer Knowledge Base an.

Umgang mit Dubletten bei den Kontakten

Wenn Riva beim Anwender eine automatische Synchronisierung neuer Kontakte vom Exchange / Outlook Adressbuch zum CRM vornimmt, wird dort nicht überprüft, ob ein passender Eintrag vielleicht bereits existiert. Riva kreiert einen neuen Kontakt im CRM obwohl es sich dabei um ein Duplikat handeln kann. Doch jetzt haben die Riva On-Premise Administratoren Zugang zu einem neuen Dubletten-Suchprogramm in der Synchronisations Policy.

Configure-Dup-Detect

Riva verfügt nun über einen Configure Dupe Detection-Knopf (zu finden auf der Adressbuch-Seite der Synchronisations Policy). Wenn man diesen Knopf drückt, kann man zwischen zwei Möglichkeiten, die eventuell vorhandenen Dubletten-Kontakte aufzuspühren, wählen:

    • mögliche Dubletten-Bildung im CRM verhindern – Diese Möglichkeit verhindert, dass Kontakte im CRM kreiert werden. Sie können eine zweite Möglichkeit wählen um einer Fehlerkategorie Ihrem Exchange / Outlook Kontakt hinzuzufügen, um anzumerken, dass dieser Eintrag eine CRM Dublette ist. Outlook Web Access (OWA) 2013+ zeigt keine Kategorien für Kontakte an, d.h. die Verwendbarkeit ist hier begrenzt. Anwender können diese Kategorien in Outlook sehen, wenn sie die Kontakte über „List“ betrachten.
    • Exchange Kontaktdetails durch CRM Kontaktdetails ersetzen – Diese Möglichkeit kopiert die Kontaktdetails vom CRM-Kontakt und überschreibt diese Kontaktdetails im Exchange / Outlook Kontakt des Anwenders. Sie können auch eine zweite Möglichkeit wählen, um eine Beziehung zwischen dem Anwender und dem CRM Kontakt zu kreieren.

Um weitere Informationen zu erhalten sehen Sie sich bitte die Einträge Contact duplicate prevention: Detection and handling guide in unserer Knowledge Base an.

Kontrollierte Kontakt-Synchronisierung basierend auf wichtigen Kontaktfeldern

Sehr häufig fügen Anwender unfertige Kontakte in Outlook ein – so können z.B. der Nachname oder der Firmenname fehlen. In diesen Fällen wird man durch den Configure Required Fields-Knopf gerettet. Sie können bis zu 5 Kontaktfelder auswählen, die in Outlook ausgefüllt werden müssen bevor Riva die Synchronisierung der Kontakte vornehmen kann. Sollte einer dieser Felder bei der Eingabe eines neuen Kontaktes freigelassen worden sein, ignoriert Riva diesen Kontakt beim Synchronisieren.

Control-Contact-Sync

Um weitere Informationen zu erhalten sehen Sie sich bitte die Einträge Contact required fields: Configuration guide in unserer Knowledge Base an.

Individuelle Ansätze

Rivas modulares Design hilft benutzerdefinierte Exchange Kategorien, oder auch alle anderen Einstellungen, herauszufiltern, welcher Kontakt synchronisiert und im CRM kreiert werden sollen. John Beauchamp von unserem Client Engagement Team erläutert vier benutzerdefinierte Möglichkeiten Kontaktdaten vom CRM zu Exchange zu synchronisieren. Ähnliche Ansätze können auch bei der Auswahl herangezogen werden auf welche Art neue Exchange Kontakte herausgefiltert und in Ihrem CRM synchronisiert werden können.

Wenn Sie Interesse an maßgeschneiderten Lösungen haben, kontaktieren Sie bitte das Riva Success Team um einen Termin mit einem Mitglied unseres Client Engagement Teams zu vereinbaren:

Holen Sie das Beste aus Ihrem CRM

Wenden Sie sich jederzeit an uns, wenn Sie Fragen bezüglich Riva haben und wissen möchten, wie Riva effektiv und schnell Ihre exakten Kontaktdaten zwischen Ihrem CRM und Ihrem e-mail Systems synchronisieren kann, um dadurch Ihrem Team Zeit zu sparen und dessen Umgang mit dem CRM erheblich verbessern kann. Denken Sie daran den #ThinkRiva Unterhaltungen auf Ihren favorisierten sozialen Netzwerken zu folgen um über weitere Wege zu erfahren, die Ihnen helfen das Beste aus Ihrem CRM herauszuholen.