Feinabstimmung: welche CRM Kontakte werden von Riva synchronisiert?

Riva bietet mehrere hochentwickelte Konfigurationsmöglichkeiten, um festzulegen, welche CRM Kontakte mit dem Adressbuch eines Users in Office 365, Exchange, Google Apps, IBM Notes und GroupWise synchronisiert werden. Erst kürzlich haben wir zusammen mit einem unserer Kunden – einem europäischen Unternehmen – eine Möglichkeit gefunden, seinen anspruchsvollen Anforderungen bezüglich der Synchronisation von Kontakten zu seiner vollsten Zufriedenheit gerecht zu werden. Riva bietet so viel mehr Möglichkeiten und ist so viel flexibler als die kostenlosen CRM plug-ins, die von Salesforce und anderen Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Inwieweit ist Riva anders?

contact-syncWenn sich Firmen darüber Gedanken machen, wie sie ihr CRM System mit ihrem e-mail System integrieren können, steht die Synchronisation von CRM Kontakten immer ganz oben auf ihrer Wunschliste. Ziemlich einfach, oder? Man muss nur alle Kontakte vom einen zum anderen System synchronisieren, richtig?

Tatsache ist, dass Unternehmen heute eine viel detailliertere Kontrolle darüber haben möchten, welcher CRM Kontakt zu den Adressbüchern und Endgeräten der User synchronisiert werden. Wenn sie hunderte oder sogar tausende (oder millionen) CRM Kontakte haben, wollen sie ganz sicher nicht, dass alle CRM Kontakte zu Outlook, Office 365, Gmail, und IBM Notes synchronisiert werden. Sie möchten nur diejenigen CRM Kontakte synchronisieren, die für einzelne User oder Teams wirklich wichtig sind.

Einige Kunden möchten ihr CRM als Aufzeichnungssystem verwenden und nur eine Einweg-Synchronisation zu ihrem e-mail System herstellen, andere wünschen sich eine verlässliche Zweiweg-Synchronisation. Oft braucht man hochentwickelte Filter um die relevanten Kontakte zu synchronisieren. Einige unserer Kunden möchten gerne händisch noch zusätzliche CRM Kontakte auswählen können, die dann synchronisiert werden (bzw. wünschen sich ein automatisches Auswahlverfahren durch Riva, um Kontakte, die entweder aus kürzlich stattgefundenen Meetings generiert wurden, von neuesten Opportunities oder aus Support Tickets gezogen werden können, zu synchronisieren). Manche Kunden möchten CRM Kontakte basierend auf deren Zugehörigkeit, Sicherheit, Erlaubnis oder anderer Filter synchronisieren (ausgewählt nach geographischen Kriterien, nach Produkten oder Teamzugehörigkeit).

Im Januar 2016 hat Riva einen technischen Artikel über die Flexbilität, die Riva beim Synchronisieren von Kontakten bietet, veröffentlicht.

Bevor wir tiefer in die Synchronisation von Kontakten einsteigen, hier noch ein paar wichtige und grundlegende Unterschiede. Um mit Riva zu arbeiten bedarf es keinerlei Installation, Konfiguration oder Wartung auf Kundenseite. Es gibt keine Outlook-Plug-ins oder Chrome Erweiterungen die man installieren oder managen müsste. Alle Einstellungen werden auf dem Server vorgenommen. Auf diesem Wege ist es Riva möglich, nahtlose Synchronisation mit Desktops und Laptops (Betriebssysteme Windows or Mac OS X), Webmail Kunden (Outlook Web App, Gmail, IBM Verse), virtuellen Desktops, und mobilen Endgeräten (iPhone, iPad, Android, Windows Phone, und BlackBerry devices) zu bieten.

Riva macht den Unterschied

Im Folgenden sehen Sie, aus der Sicht eines Administrators, eine kurze Zusammenfassung der flexiblen Regeln und der Konfigurationsmöglichkeiten die Riva Ihnen bietet – ganz nach Ihren Wünschen. Sollten Sie noch weitere technische Informationen benötigen, lesen Sie bitte in diesem Newsletter Artikel und unsere Riva Knowledge Base, oder kontaktieren Sie uns um Ihre ganz speziellen Wünsche zu besprechen.

  • Synchronisation von CRM Kontakten nach Zugehörigkeit oder Sichtbarkeit:  Als Administrator können Sie Riva so einstellen, dass CRM Kontakte nach Zugehörigkeit (Kontakte, die im CRM bestimmten Usern zugeordnet sind) oder auch nach Sichtbarkeit (basierend auf der jeweiligen Sicherheitsstufe des einzelnen Users) synchronisiert werden. Das hält Riva davon ab, tausende und abertausende von Kontakten mit den Adressbüchern von Usern und ihren mobilen Endgeräten zu synchronisieren. Dies sind standardisierte Einstellungen. Sie benötigen hierfür keine speziellen Konfigurationen. Lediglich ein paar einfache Klicks auf Ihrem Riva Cloud oder Riva On-Premise admin interface machen all das möglich.
  • Filtermöglichkeiten um festzulegen, welche Kontakte für die unterschiedlichen Usergruppen synchronisiert werden:  Riva Administratoren können unterschiedliche synch policies für unterschiedliche Usergruppen innerhalb ihrer Organisation festlegen. So können z.B. eigene synch policies für regionale Büros, Geschäftseinheiten (Einkauf, Marketing, Support), Vertriebsteams und hybride e-mail Umgebungen (Exchange, Office 365, Gmail, Notes) eingerichtet werden. Sie können so viele sync policies erstellen, wie Sie möchten – auch eigene Policies für individuelle CRM User. Die Policy legt fest, welche CRM Kontakte synchronisiert werden..
  • Ein Limit setzen für die Anzahl der CRM Kontakte, die synchronisiert werden sollen:  Vielleicht haben Sie eine sehr hohe Anzahl von Kontakten in Ihrem CRM, die nicht alle für die tägliche Arbeit benötigt werden. Sie können Riva so einstellen, dass nur eine bestimmte Anzahl von Kontakten synchronisiert wird. Beispielsweise nur die letzten 3.000 Kontakte eines jeden Users, die dieser erstellt, bearbeitet oder, erst kürzlich bei irgendeiner Aktion verwendet hat (Meetings, Opportunities, Support Tickets).
  • CRM Kontakte nach Datum synchronisieren:  Die meisten Unternehmen haben eine Vielzahl von inaktiven, „uralten“ Kontakten in ihrer CRM Database. Zum Beispiel alte Daten von Kunden, die mit Produkten in Zusammenhang stehen, die schon länger nicht mehr produziert werden. Vielleicht auch alte Kontakte von einer Fusion oder Übernahme. Diese uralten Kontakte in Ihrem CRM zu synchronisieren endet nur im Chaos und ist in keinem Fall hilfreich für Ihre Organisation rund um Verkauf, Service und Marketing. Mit Riva können Sie das Datum festlegen (z.B. 01. Januar 2016), ab dem die Kontakte synchronisiert werden sollen. In diesem Fall würden nur die Kontakte, die nach dem 01. Januar 2016 erfasst oder bearbeitet wurden, synchronisiert.
  • Synchronisation von custom objects und custom fields im CRM:  Mit der Hilfe unseres Client Engagement Teams, kann Riva so konfiguriert warden, dass sogar von Ihnen definierte Objekte und Felder in Ihrem CRM synchronisiert werden können. So ist es z.B. üblich, dass Finanzberatungsfirmen in ihrem CRM ein selbständig definiertes Feld für Fonds Objekt hat und diese Fonds Informationen sollen nun mit Outlook, O365, und mobilen Endgeräten der User synchronisiert werden. Andere Kunden möchten gerne ihre CRM Kontakte basierend auf einem Land oder einer Region (Kontakte aus der Region von „United States“, „UK“ oder „APAC“) oder einem Vertriebsteam, synchronisieren.
  • Substanzielles Filtern von Kontakten:  RRiva fügt dem Synchronisieren von CRM Kontakten noch eine gewisse Intelligenz hinzu. So können Sie z.B. eine Kontakt-Filter-Möglichkeiten auswählen, um festzulegen, dass nur die Kontakte, mit denen ein CRM User kürzlich zu tun hatte (aufgrund eines angesetzten Meetings, einer Opportunity etc.) zwischen dem CRM, dem e-mail Anbieter und den mobilen Endgeräten synchronisiert werden soll. Detailliertere Informationen hierzu finden Sie in unserer Knowledge Base.
  • Synchronisation von CRM Kontakten auf User-Ebene:  Zusätzlich zu den felxiblen sync policy Möglichkeiten, die sich durch Riva den Administratoren bieten, haben daneben auch die CRM User die Möglichkeit, bestimmte CRM Kontakte zu kennzeichnen, damit diese dann synchronisiert werden. Das ist vor allem dann nützlich, wenn ein CRM User, nennen wir ihn John, einen Kontakt synchronisieren möchte, der normalerweise von, sagen wir Jason, verwaltet wird. Während Jason in Urlaub ist, könnte John damit beauftragt worden sein, sich um einige Kontakte in Jasons Accounts zu kümmern, wofür er nahtlose Zugang zu selbigen über sein iPad benötigt. Er muss lediglich bei der “Sync to Outlook” Checkbox im CRM einen Hacken setzten und der eine, von ihm benötigte Kontakt, wird synchronisiert. Wir begegnen dieser Situation auch in B2B Umgebungen, wo mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen mit ein und derselben Personen Kontakt haben und deswegen jederzeit den Kontakt synchronisieren können möchten (ob sie nun als Hauptverantwortlicher für diesen Kontakt eingetragen sind, oder nicht), und ebenfalls private Notizen für Ihre Kontakte synchronisiert haben möchten. Eine genauere Beschreibung zum Synchronisieren von Kontakten auf User-Ebene finden Sie in unserer Knowledge Base für Salesforce und Sugar.

Riva bietet Ihnen Möglichkeiten zur Synchronisation von CRM Kontakt, die weit über die der kostenlosen CRM-Plug-ins hinausgehen. Haben Sie noch andere Wünsche bezüglich der Synchronisation von Kontakten, die nicht in diesem Artikel behandelt wurden? Bitte kontaktieren Sie uns, um über Ihre Wünsche zu sprechen.