Marazzi nutzt die Vorteile der Synchronisierung von SugarCRM mit Office365 durch Riva Cloud

Marazzi ist ein international führender Hersteller von Keramikfliesen mit einem Weltruf für schönes Design. Marazzi nutzt Riva um Kalender und Aufgaben auf allen Endgeräten wie Computern und mobilen Endgeräten automatisch zu synchronisieren und profitiert nun mit einer enormen Zeiteinsparung, die die automatische Synchronisierung jeglicher relevanter Informationen zwischen SugarCRM und Office365 mit sich bringt. Mit Riva wurde auch die Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit aller Mitarbeiter mit dem CRM gesteigert und SugarCRM als Basis aller Firmeninformationen gestärkt.

Überblick

Marazzi ist ein weltweit führender Hersteller von Keramikfliesen. Erfahrung und erfinderische Fähigkeiten; Kreativität und Design, Tradition und Kultur sowie die Leidenschaft für Keramik und Umweltbewusstsein sind die Stärken der Marazzi Fliesen, die seit 1935 Wohnräume bestimmen und mitgestalten, wobei sie Ästhetik mit hochwertigsten Materialien kombinieren. Aus dem Hauptsitz in Sassuolo in Modena in Italien heraus garantieren die 1,500 Angestellten der Firma die hohe Qualität der Marazzi Produkte.

Die Herausforderung

Im Mittelpunkt der Marazzi-Organisation stehen die Kunden. Die Firma nutzt SugarCRM Professional um ihre Kundenbeziehungen zu managen, und sie nutzt Office 365 als Plattform für e-mails und die sonstige Zusammenarbeit.

Als internationaler Hersteller müssen die Marazzi Sales Teams mit Kunden auf der ganzen Welt korrespondieren. Sehr genaues Zeit- und Terminmanagement sind dabei kritische Faktoren – insbesondere in einem Umfeld, wo Kunden sehr individuelle Vorstellungen und Bedürfnisse haben und wo die Projektzeitpläne knapp bemessen sind und Produktionsbedürfnisse maßgeschneidert werden. Ein Marazzi-Kunde ist beispielsweise der Flughafen in Cape Town, Südafrika, der jährlich 15 Millionen Passagiere abfertigt. Marazzi lieferte 40,000 Quadratmeter Porzellansteinboden für den Flughafen. Um ein Projekt dieser Größenordnung erfolgreich durchzuführen, bedarf es sehr genauer Planungs- und Dokumentationsprozesse.

Um eine erfolgreiche Abwicklung des Projektes sicherzustellen, verwalteten die Sales Teams alle Termine und Aufgaben in ihrem E-Mail Programm und gaben die Informationen zusätzlich noch in das SugarCRM ein. Das Ergebnis dieser Vorgehensweise waren neben Frustration große Zeit- und Produktivitätsverluste durch die „doppelte“ manuelle Eingabe der Daten. Des Weiteren gingen wichtige Informationen verloren, da nicht alle Daten im CRM gespeichert wurden.

Um eine erfolgreiche Abwicklung des Projektes sicherzustellen, verwalteten die Sales Teams alle Termine und Aufgaben in ihrem E-Mail Programm und gaben die Informationen zusätzlich noch in das SugarCRM ein. Das Ergebnis dieser Vorgehensweise waren neben Frustration große Zeit- und Produktivitätsverluste durch die „doppelte“ manuelle Eingabe der Daten. Des Weiteren gingen wichtige Informationen verloren, da nicht alle Daten im CRM gespeichert wurden.

Marazzi wollte nicht auf client-seitige Plug-in Lösungen zurückgreifen. Sie wollten den Ärger vermeiden, den die Installation, Konfiguration und das Management verschiedener Plug-ins auf allen Endgeräten mit sich bringt. Statt dessen zog die Firma ihren Partner OpenSymbol hinzu, ein führender CRM Fachberater in Italien, der Salesforce und SugarCRM verkauft. OpenSymbol schlug vor, Riva CRM Integration einzusetzen, um den Herausforderungen der Sales Teams hinsichtlich der Kalender-Synchronisierung und anderer Herausforderungen der Datenintegration gerecht zu werden, und um eine verlässliche Brücke zwischen den zwei unabhängigen und isolierten Systemen zu bilden.

Die Lösung

Marazzi begann, Riva CRM Integration zu testen. Riva stellt eine serverseitige Integration von CRM und e-mail Systemen bereit. Mit Riva müssen keine Plug-ins installiert, eingerichtet und verwaltet werden. Die Synchronisierung läuft immer automatisch im Hintergrund auf dem Server. Kunden können zwischen einer On-Premise Version, die lokal auf einem Windows Server oder einer virtuellen Maschine installiert wird, und einer Cloud Version (SaaS) wählen. Marazzi entschied sich aus strategischen Gründen für die Implementierung der Riva Cloud Version.

Die Tests überstiegen alle Erwartungen bei Marazzi, und mit Hilfe des Riva Support Teams war das Tool für alle Nutzer innerhalb weniger Stunden nahtlos eingerichtet und die Synchronisation am laufen. Einer von Riva’s riesigen Vorteilen ist, dass die Riva Synchronisierungsprozesse für die Benutzer komplett unsichtbar sind. Es fallen für die Nutzer keinerlei zusätzliche Arbeitsschritte an, um Kontakte, Kalender, Aufgaben und viele andere Informationen zwischen den e-mail Systemen, Kalenderprogrammen und dem CRM zu synchronisieren. Riva synchronisiert bidirektional und Daten werden selbst dann aktualisiert, wenn die Nutzer nicht in ihre Computer eingeloggt sind (on- und offline).

Wenn man bedenkt, dass die Marazzi Mitarbeiter nicht nur Desktop Computer benutzen, sondern auch Laptops auf Reisen, Tablets bei Kundenmeetings, und Smartphones, wenn sie unterwegs sind, kann man schnell den wahren Wert von Rivas serverseitiger Synchronsierung erkennen. Riva Kunden schätzen die Tatsache, dass ihre Kalender und andere CRM Informationen immer up-to-date sind. Während die eingesetzte Hardware für Riva keine Rolle spielt, unterstützt das Tool auch nahezu jeden E-Mail Client. So erlaubt Riva nahtlos Zugriff auf alle SugarCRM Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben, Opportunities / Verkaufschancen, Cases, benutzerdefinierte Objekte und mehr – und zwar durch alle e-mail Applikationen, führende Smartphones und Tablets (inklusive Windows Outlook 2016, 2013, 2010, 2007 and 2003 und Office 365 Business und Enterprise Ausgaben). Riva unterstützt auch IBM Notes, iNotes, Mac OS, Outlook for Mac und Novell GroupWise e-mail Clients. Auf mobilen Endgeräten profitieren die Nutzer von der Riva Synchronisierung durch die nativen Apps für Kalender, Kontakte und e-mail – ganz unabhängig vom Operating System des mobilen Endgerätes.

Die Ergebnisse

Durch die Riva Implementierung war Marazzi fähig, seine CRM Prozesse zu optimieren, das Unternehmen konnte zusätzlich seinen Nutzern unmittelbare und enorme Zeiteinsparungen ermöglichen. Die Sales, Management und Executive Teams können sich nun voll darauf konzentrieren, mit ihren Kunden zu arbeiten, Meetings zu organisieren und Anrufe und Aufgaben zu erledigen anstatt sich mit aufwändiger und nerviger Doppeleintragung ins CRM zu beschäftigen. Ganz egal ob die Sales Teams Termine in ihren Office365 Kalendern oder im CRM eintragen – die Information ist sofort auf den Desktops, Laptops und mobilen Endgeräten der Nutzer verfügbar.

„Riva gibt unseren Sales Managern und Nutzern maximale Flexibilität. Sie können nun dank Riva einen Termin in den Kalender auf ihrem iPhone eintragen – und zurück im Büro erscheint der Kalendereintrag direkt im SugarCRM sowie in Outlook,“ sagte Stefania Stradi, Web & Collaboration Application Consultant bei Marazzi.

„Zusätzlich zu der enormen Zeiteinsparung für unsere Sales Manager sehen wir auch viel bessere Datenqualität in SugarCRM. Diese Transparenz und die unmittelbare Verfügbarkeit aller Informationen hat die Akzeptanz des CRM optimiert und SugarCRM als Basis all unserer Kundeninformationen gestärkt.“

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