Wie ein führender Hersteller von Lifestyle Getränken Riva nutzt, um für seine Mac User eine perfekte Integration zwischen Exchange und SAP C4C zu erhalten

Brücken schlagen: Nachdem die ursprüngliche, bereits vorhandene Lösung von SAP Mac schlicht nicht unterstützt, nutzt ein führender Hersteller und Vertreiber von Freizeitgetränken Riva, um für seine Mac User die Integration zwischen Outlook und SAP C4C zu gewährleisten. Jetzt können diese User von Rivas starker und sicherer Funktionalität, Kalender, Opportunities, Meetings und Tasks zu synchronisieren, profitieren. Dieser Kunde hat eng mit dem Customization Team von Riva zusammengearbeitet, so dass die Angestellten sich nicht an neue Abläufe innerhalb ihres Systems gewöhnen mussten, sondern sich lediglich über die Zeitersparnis und die durch Riva erhöhte Effizienz freuen konnten.

Überblick

Ein weltweit führender Hersteller von Freizeitgetränken, dessen Verkaufs- und Marketingaktivitäten sich über die ganze Welt erstreckt, hatte erst kürzlich SAP C4C implementiert, um seine Accounts und Verkaufschancen ganzheitlich zu verwalten. Während SAP C4C allen Ansprüchen der Firma in Bezug auf Kundenverwaltung gerecht wurde, wurde die Firma schnell vor neue Herausforderungen gestellt – der Wunsch, ihr brandneues und starkes CRM System mit Outlook zu integrieren. CRM Integration erhöht die Datenqualität immens genauso wie die CRM Annahme und die Zufriedenheit der User, und dennoch schaffen es viele vorinstallierte add-ons und plug-ins nicht, den Ansprüchen von globalen Playern gerecht zu werden.

Die Herausforderung

Das Unternehmen sah sich nun vor die Herausforderung gestellt, ihre Mac User über die Grenzen hinaus und aus vielen verschiedenen Ländern zu integrieren. Die Lücke zwischen SAP C4C schien unmöglich zu füllen, da die vorinstallierte Integrationslösung von SAP Mac nicht unterstützt und die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf Funktionalität nicht erfüllt werden konnten. Außerdem war es mit dem add-on unmöglich, die Vielzahl unterschiedlicher Geräte – wie PCs, Laptops und mobile Endgeräte – innerhalb dieses riesigen Unternehmens effektiv zu verwalten.

Vor diesem Hintergrund und mit der Ausgangssituation SAP C4C mit Exchange und Mac Usern war es Riva möglich, eine server-seitige Lösung zu finden, und eine nahtlose Integration der zwei Systeme ohne plug-ins oder add-ons zu installieren. Riva synchronisiert direkt zum e-mail Server im Backend. Das Unternehmen war besonders davon begeistert, die Funktionalitäten und sync policies so selbst zu bestimmen, dass die Bedürfnisse der Verkaufs- und Marketingteams weltweit befriedigt werden konnten.

Das Unternehmen wendete sich an Riva und merkte schnell, dass hier ihre Wünsche nicht nur erfüllt, sondern sogar übertroffen wurden. Ihre Anforderungen beinhalteten:

    • Flexible cross-platform Funktionalität: Die User sollten in der Lage sein, Zugang zu allen Daten zu erhalten und diese auch beliebig austauschen zu können – egal auf welchem Gerät (Mac, iPhone oder Tablet sowie iPad).
    • Benutzerdefinierte Felder und Funktionalitäten: Eine individuelle Anpassung sollte es den Usern ermöglichen, Kalendereinträge in Outlook zu kreieren, die mit Kontakteinträgen im CRM verbunden sind, ohne den betreffenden Personen eine extra Einladung schicken zu müssen. Riva fand auch dafür eine Lösung, indem eine token matching option integriert wurde, die es den Usern ermöglicht, diese Aktion auch auf einem mobilen Endgerät durchzuführen.
    • Benutzerdefinierte Kalendersynchronisation: In diesem Fall: Termine und Besprechungen aus Exchange nach SAP C4C so zu synchronisieren, dass sie als C4C Kalendereintrag zu sehen sind, aber auch Terminabsagen aus C4C als abgesagten Eintrag zu Exchange synchronisiert werden.
    • Schnelle und einfache Implementierung: Das Unternehmen hatte es eilig, und so bot der enge Zeitrahmen nicht viel Gelegenheit, die Implementierungslösung zu verstehen, zu präsentieren und dann auch zu implementieren. Aber mit der Hilfe des Riva Support Teams gelang es dem für die CRM Integration verantwortlichen Projektmanager, Riva dem ganzen Unternehmen innerhalb des gesetzten Zeitrahmens vorzustellen und dabei auch festzustellen, dass alle unternehmerischen Anforderungen erfüllt wurden. Von diesem Punkt aus war es dem Unternehmen möglich, Riva innerhalb von zwei Wochen weltweit zum Laufen zu bringen.

Die Lösung

Das Unternehmen hatte begonnen, Riva Cloud für die Synchronisation von SAP C4C und Microsoft Exchange zu testen. Sie waren von den Riva Standardeinstellungen der sync features bezüglich der Synchronisation von Kontakten, Leads, Account, Kalendereinträgen (Termine, Besprechungen, wiederkehrende Veranstaltungen, mehrtägige Veranstaltungen), Notizen, Tasks, e-mail, Opportunities, Cases, Quotes, Projekte, benutzerdefinierte Felder, benutzerdefinierte Objekte, benutzerdefinierte Kategorien und noch viel mehr, begeistert. Aber wie würde Riva ihre individuellen Anforderungen meistern?

    • Das Bedürfnis nach Flexibilität: Bei der ersten Kontaktaufnahme mit Riva war das Unternehmen sehr frustriert von den Einschränkungen ihres vorinstallierten plug-ins und der daraus resultierenden schlechten Datenqualität. Ihre Anforderungen waren so speziell, dass sie darüber nachdachten, sich – für wenig Geld – ein individuelles Tool anfertigen zu lassen. Riva’s anspruchsvolle Möglichkeiten zur individuellen Anpassung waren flexibel genug, um allen Anforderungen gerecht zu werden – nicht nur innerhalb des engen Zeitrahmens, sondern auch vor dem Hintergrund einer Vielzahl erfahrener Experten und für ein vernünftiges Budget.
    • Präzise Kalendersynchronisation: Dank der hochgradig anpassungsfähigen Möglichkeiten, die Riva bietet, konnten die Probleme, die das CRM mit Terminen und Besprechungen hatte, behoben werden. Das Riva Success Team war in der Lage, Termine und Besprechungen von Exchange mit SAP C4C als C4C Kalendereinträge zu synchronisieren, aber auch Terminabsagen von SAP C4C als gelöschten Exchange Eintrag zu synchronisieren. Obwohl Riva nur über web service auf das CRM zugreift kann es so konfiguriert werden, dass es bestimmt Eigenschaften innerhalb des CRM zum Positiven verändert.
    • Zuverlässigkeit: Bei Riva sind vom Kunden keine plug-ins zu installieren, konfigurieren oder zu verwalten. Riva synchronisiert direkt zum e-mail Server im Backend. Die User haben von allen e-mail clients (Windows Outlook, Outlook Web App, Outlook on Citrix and Terminal Server, Outlook for Mac, und viele mehr), von all ihren mobilen Endgeräten (iPhone, iPad, Android Smartphones, etc.) sowie jedem Tablet PC aus nahtlos Zugriff auf Ihre CRM Daten. Die Riva Cloud Lösung traf alle Sicherheits-Anforderungen und Zuverlässigkeits-Ansprüche des Kunden.
    • Sicherheit: Riva ist so konstruiert, dass es das Microsoft .NET Framework und den Microsoft technology stack nutzt. Riva bietet Sicherheit basierend auf Microsoft security best practices. Die Verbindung zwischen Riva, dem CRM und dem e-mail System wird über SSL Verschlüsselung hergestellt. Riva kommuniziert mit dem Exchange Client Access Server (CAS) durch SSL-verschlüsselten Zugriff auf Exchange Web Services und kommuniziert mit dem CRM über verschlüsselte web services. Das HTTPS Zertifikat, das rivasync.com benutzt, ist das höchst mögliche, das von Verisign angeboten wird und außerdem eine RSA 2048-bit Verschlüsselung verwendet. Außerdem unterstützt Riva eine Vielzahl von Verschlüsselungs-Lösungen für mobile Endgeräte wie z.B. Good Technology und CipherCloud.

Das Ergebnis

Als das Unternehmen das erste Mal an Riva herantrat, wussten sie genau was sie wollten und was eine Synchronisation in ihrem Fall alles leisten können müsste. Zu diesem Zeitpunkt waren sie bereits sehr frustriert mit dem voreingestellten SAP Synchronisations-add-on, das, als sich herausstellte, dass es für die Mac User nicht funktionierte, zu einer Fehlkonstruktion erklärt wurde.

Die User waren deutlich unzufrieden mit dieser fehlerhaften Lösung, die SAP C4C bot. Diese Lösung bedeutete, dass sie ihre Daten in zwei Systeme hätten eingeben müssen – das CRM und das e-mail-System. Doppeleinträge führen erfahrungsgemäß stets zu Ungenauigkeiten und so war es keine Überraschung, dass als Resultat hieraus die Qualität ihrer Daten litt.

Die Implementierung von Riva löste alle Probleme, die das Unternehmen bisher mit der Integration hatte. Riva synchronisiert alles zuverlässig mit dem CRM. Alle User können jetzt ihre bevorzugten Kommunikationsplattformen auf ihren Macs und mobilen Endgeräten nutzen in dem guten Wissen, dass alle Daten nahtlos und transparten transferiert werden. Mit der Hilfe des Riva success teams war der Projektverantwortliche in der Lage, die Cloud basierte Integration einfach und weitestgehend unabhängig zu konfigurieren. Die Wahl zwischen zwei Abo-Modellen – Riva Standard und Riva Premium – ermöglicht eine maßgeschneiderte Synchronisation für die unterschiedlichen Teams und spart Kosten. Mit der angepassten Synchronisation für unterschiedliche benutzerdefinierter Objekte werden die Wünsche aller User erfüllt. Um die Ergebnisse in einem Satz zusammenzufassen: Riva hat das Unternehmen davor bewahrt, eine unzuverlässige, speziell angepasste Synchronisationslösung, die viele Monate für die Entwicklung gebraucht hätte und sehr teuer gewesen wäre, zu implementieren.

“Nachdem wir Riva implementiert hatten, hatten wir den Beweis dafür, dass es immer eine Lösung gibt, selbst wenn die Möglichkeiten gering erscheinen. Wir waren verzweifelt, aber als wir Riva gefunden hatten, sahen wir die scheinbar unüberwindbaren Hürden vor unseren Augen schmelzen. Unsere Erfahrungen wurden noch übertroffen. Alle unsere Wünsche wurden auf schnelle, professionelle und nachvollziehbare Weise erfüllt. Wir haben endlich glückliche Mac User, die nicht länger von der Idee eines zentralen CRM Systems träumen müssen.“, sagt der Projektverantwortliche des Unternehmens.

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