Munters AB genießt die Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit die Riva bei der Integration von IBM Notes und Salesforece bietet

Munters ist ein weltweit führender Premium-Partner in der energieeffizienten Prozesslufttechnik und Klimatisierung. Mit dem Know-how seiner Ingenieure und ihren innovativen Technologien schaffen sie die perfekten klimatischen Bedingungen für Kunden aus den verschiedensten Branchen. Den größten Anteil stellen dabei Kunden aus der Lebensmittel- und Pharmaproduktion sowie Betreiber von Rechenzentren dar. Seit 1955 hat Munters die Zukunft von Prozesslufttechnik bestimmt. Heute werden Herstellung und Vertrieb von ca. 2.700 Mitarbeitern in 30 Ländern durchgeführt. Um die CRM Einführung für ihre weltweit agierenden Angestellten zu verbessern, verwendet Munters heute Riva. Riva integriert Salesforce mit IBM Notes und ermöglicht es dadurch ganz einfach Termine, Tasks, e-mails und Opportunities zu synchronisieren. Munters hat sich auch für Rivas SmartConvert mit Drop-Folders entschieden um damit die Nutzung zu vereinfachen und die Effizienz der Mitarbeiter um ein Vielfaches zu steigern.

Im Überblick

Als weltweit führender Partner in energieeffizienter Prozesslufttechnick, ist Munters abhängig von einem zuverlässigen und innovativen CRM System und einem starken e-mail System, um seine Kunden weltweit managen zu können. Aber wie bekommt man einen stark beschäftigten Angestellten, wie z.B. einen Vertriebsmanager, der außerdem noch viel unterwegs ist, dazu ständig beide Systeme entsprechenden auf Stand zu halten? Die Antwort ist einfach: Sie müssen ihn nicht dazu bekommen. Als Munters Salesforce implementierte wurde ihnen schnell klar, dass sie eine viel bessere Chance hätten ihre Abgleichung zu steigern, wenn sie ihr CRM integrieren könnten. Tatsächlich bestätigte Niklas Myrnäs, Senior System Specialist / System Administrator von Munters, dass das am meisten verwendete Feature das “Verwalten von Opportunities und Leads innerhalb der e-mails” ist. Das bedeutet, dass die Angestellten niemals ihr e-mail System verlassen müssen, aber immer sicher sein können, dass Salesforce automatisch die Daten auf den neuesten Stand bringt. Was für eine großartige Zeitersparnis!

Die Herausforderung

Als Munters Salesforce Anfang 2016 implementierte, war Niklas schnell klar, dass wenn die Angestellten in der Lage sein sollten das neue System schnell anzunehmen und einfach damit umgehen können sollten, sie ebenfalls eine Lösung für die Integration mit IBM Notes benötigten. Da Munters neuer Salesforce Benutzer war, haben sie sich erst einmal einige Integrationsmöglichkeiten angesehen. Niklas merkte schnell, dass diese anderen Lösungen “keine echten Kandidaten waren, da sie von uns zu viel Anpassung bedeutet hätten (z.B. in Bezug auf Mail-Datenbanken und Vorlagen) um sie vernünftig zum Laufen zu bringen. Das hätte wiederum mehr Wartungs-, Technik- und User-Support zur Folge gehabt.”

Als Munters online nach einer Lösung suchte, stießen sie auf Riva. “Nachdem wir etwas nachgelesen hatten und Demos auf YouTube und der Riva Website angesehen hatten, stachen drei Dinge hervor: die Benutzerfreundlichkeit, die einfache Integration zu e-mails und vor allem die anpassungsfähige Integration mit Salesforece.”

  • Benutzerfreundlichkeit: für Nutzer sollte es möglich sein einfachen Zugang zu den Daten zu erhalten und sie ebenso leicht ändern zu können, egal von welchem bevorzugten Gerät oder von welcher Plattform aus; sei es nun ihr Mac, iPhone oder ihre Tablets wie z.B. das iPad.
  • Einfache Integration zu e-mails: Die Integrationslösung, nach der Munters suchte, sollte kein intensives Management benötigen oder ständig upgedated werden müssen so wie es bei Plug-ins der Fall ist. Als Niklas Riva gefunden hatte realisierte er, dass es in seiner Funktionalität “einfach ist und die Bedürfnisse der Firma ohne intensive Wartung erfüllt”. Es wird nur ein einziger Administrator benötigt, um das komplette Integrationstool in den Arbeitsprozess zu integrieren und zu warten. Wie die meisten Angestellten in großen Organisationen auch, ist Niklas mit seinen täglichen Aufgaben genug beschäftigt. Das bedeutet aber, dass er eine Synchronisationslösung benötigte, die keine extra Arbeit verursacht, sondern ihm im Gegenteil Arbeitsabläufe vereinfacht. Riva liefert all das und noch viel mehr.
  • Anpassungsfähige Integration mit Salesforce: Riva synchronisiert bereits Termine, Tasks, Opportunities und e-mails zwischen IBM Notes und Salesforce. Aber was passiert in den Fällen, in denen Kunden ganz spezielle Funktionen, wie z.B. Tokens für bestimmte Anpassungen oder benutzerdefinierte Filter benötigen? Das Schöne an Riva ist, dass es bei Bedarf all das und noch viel mehr kann. Das bedeutet, dass Riva ganz automatisch Kontakte, Tasks, Meetings, Telefonate, e-mails, Accounts, Opportunities, Cases und noch viel mehr synchronisiert. Aber damit ist noch nicht Schluss. Riva ist hochgradig anpassungsfähig und unser Success Team wird alles daran setzen, um für Sie eine ganz spezielle Lösung zu finden.

Die Lösung

Munters begann Anfang 2016 damit Riva Cloud zu testen um zu sehen, wie Riva im Vergleich mit anderen Integrationslösungen abschnitt. Der immer größer werdende Aufwand für Wartungs-, Technik- und Nutzer Support, den die anderen Lösungen verlangten um zu funktionieren, hätte bedeutet, dass Niklas einen erheblichen Mehraufwand an Zeit und Energie für die Anpassung der Database und Vorlagen hat – von der laufenden Wartung mal ganz abgesehen.

Als Munters Riva entdeckte, waren all diese Probleme auf einen Schlag gelöst. Riva integriert sich selbst mit den Nutzern der Database ohne, dass man deswegen Database-Vorlagen ändern muss. Was gibt es Besseres als eine Server-basierte Lösung. Riva ermöglicht Zugang über Mobilgeräte oder schafft mit Web-Zugang eine umfangreiche Benutzerfreundlichkeit. “Riva löst unsere Probleme durch Benutzerfreundlichkeit, einfache Integration mit e-mails und die anpassungsfähige Integration mit Salesforce.” sagte Niklas.

  • Die Notwendigkeit für Flexibilität: Als die Firma Riva zum ersten Mal kontaktierte, waren sie vor allem an einer Lösung interessiert, die ihnen nicht noch mehr Wartung und Anpassungsanforderungen aufbürden würde. Auch die Nutzbarkeit sollte in die Überlegungen mit einbezogen werden, genauso wie die Anpassung des neuen CRM, die wichtiger war als den Usern ein neues System zu präsentieren, an das sie sich erst wieder gewöhnen hätten müssen. Riva konnte all diese Erwartungen erfüllen.
  • Einfache Implementierung: “Momentan arbeiten wir mit der Riva cloud-basierten Lösung und die Implementierung war einfach”, sagte Niklas. “Ein Verbindungsserver auf einem virtuellen (Hyper-V) auf Windows basierendem Domino Server, der die Riva Connector Database verwaltet und ein paar Einstellungen innerhalb des e-mail Systems und der Firewall, das war Alles was wir brauchten um es zum Laufen zu bringen. Riva ist einfach zu installieren. Durch die Möglichkeit der 15 tägigen kostenfreien Testphase kann Riva innerhalb eines Tages aufgesetzt und gestartet werden.”
  • Zuverlässigkeit und Einfachheit in der Anwendung: Bei Riva gibt es auf Kundenseite keine Plug-ins zu installieren, konfigurieren oder zu verwalten. Riva synchronisiert direkt zum e-mail Server auf dem Back End. Die Nutzer haben nahtlosen Zugang zu ihren CRM Daten egal von welchem e-mail Anbieter (Windows Outlook, Outlook Web App, Outlook on Citrix und Terminal Server, Outlook for Mac, und viele mehr) genauso wie von jedem mobilen Gerät (iPhone, iPad, Android Smartphones, etc.) und von jedem Tablet PC. Als Niklas danach gefragt wurde, welche Services ihm (im Unterschied zu den vorherigen) angeboten wurden antwortete er: “Zugang von mobile Geräten und Web Zugang und absolute Einfachheit in der Anwendung.” Zusammenfassend kann man sagen, dass sich Riva als die einfachste, am einfachsten zu Implementierende und dennoch als die stärkste Lösung für Munters herausstellte.

Das Resultat

Als sich Munters zum ersten Mal an Riva wendete, hatten sie eine sehr genaue Vorstellung von dem, was sie wollten, jedoch konnten sie unter den existierenden Lösungen nichts Entsprechendes finden. Unnötig zu erwähnen, dass Nikas froh war, als er auf Riva stieß und ihm klar wurde, dass eine einfach zu implementierende, nutzerfreundliche und zuverlässige Synchronisationslösung bereits existierte – direkt vor seiner Nase.

Nachdem Niklas eine Zeitlang Riva Cloud getestet hatte und alles über seine leistungsstarken Funktionalitäten herausgefunden hatte, startete er ein Pilotprojekt mit 10 Usern in seinem schwedischen Büro. Von da an ging Alles ganz schnell. Ein weiteres Test- und Trainingsumfeld mit 15 Usern wurde auch in England gestartet. Sie sind dort seither zufriedene Riva Nutzer.
Munters hat sich jetzt dazu entschieden, auf Riva On-Premise umzusteigen und hat weitere 200 Userlizenzen gekauft. Munters sind momentan dabei die Testumgebung aufzusetzen, um danach die neuen User weltweit einzusetzen.

Die Unterstützung von Riva hat eine große Rolle bei der Anpassung von Cases und Funktionalitäten gespielt. “Das Wichtigste an Riva ist, problemlos zu funktionieren und die Bedürfnisse unserer Organisation zu erfüllen und zwar mit wenig bis gar keinem Wartungsaufwand”, so Niklas. “Wenn man jedoch Unterstützung braucht, ist es sehr wichtig, sie auch zu erhalten.” Der Support von Riva hat Niklas durch den kompletten Initialisierungsprozess begleitet, genauso wie er ihn bei dem Migrationsprozess der User der Cloud Lösungs zur Riva On-Premise-Lösung unterstützt hat.

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