Gabrielli S.p.A. stärkt sein Salesteam durch die mobile Synchronisation zwischen IBM Lotus Notes und SugarCRM

1965 wurde Gabrielli S.p.A. in Cittadella, Italien gegründet. Die Firma produziert und vertreibt Produkte aus Stahl. Die Bandbreite der hergestellten Produkte reicht von Stallblechen, die aus heißen rollenden Spulen und Quartogrobblechen hergestellt werden, bis hin zu Edelstahl-Langprodukten, die für verschiedene Anwendungen, wie z.B. als Teile für Industriefahrzeuge, Fahrzeuge für Erdbewegungen, die Automobilindustrie, Container, Eisenbahnwaggons, Schiffbau und Industriehebevorrichtungen hergestellt werden. Die Stahlelemente, die Gabrielli produziert kommen unter anderem auch für Landwirtschaftsmaschinen, Straßen- und Zugbrücken sowie Viadukte zur Verwendung. Die Gabrielli Gruppe besteht aus 7 Firmen, die sich allesamt in Italien befinden, und beschäftigt insgesamt ungefähr 1,200 Angestellte.

Die Herausforderung

Die Vertriebsangestellten von Gabrielli verbringen ihre meiste Zeit auf Reisen und müssen sich deswegen extrem auf ihre mobilen Geräte verlassen können um die interne und externe Kommunikation aufrecht erhalten zu können. Um ihren bestehenden und zukünftigen Kunden die bestmögliche Unterstützung und den bestmöglichen Service bieten zu können, müssen die Außendienstmitarbeiter von Gabrielli Zugang zu den Produkteigenschaften, den Preisen, dem Inventar, den Kundenangeboten und den Termindaten haben. Des Weiteren brauchen sie einen Einblick in den Verlauf der Kundenbeziehung, Opportunities und Preisangebote. Diese Daten sind im internen CRM System gespeichert. Gabrielli nutzt SugarCRM, um seine Kundendaten zu verwalten und IBM Lotus Notes für seine e-mail Kommunikation.

Zur Datensynchronisierung nutzte Gabrielli das IBM Lotus Notes Plug-in. Das war zeitaufwändig, da das Plug-in auf jedem Gerät installiert und gewartet werden musste. Ein großer Nachteil war, dass das Plug-in keine Synchronisierung für mobile Endgeräte bot. Da die Verkäufer von Gabrielli aber von unterwegs aus arbeiten waren sie gezwungen, die Kollegen im Backoffice von Gabrielli anzurufen oder e-mails zu schicken, um Zugang zu wichtigen Kundendaten zu erhalten. Die Herausforderung der sie sich stellen mussten war, dass die meisten Daten entweder im Anschluss an die Meetings mit den Kunden im Büro aktualisiert wurden oder aber lokal auf den Geräten der Verkäufer zwischengespeichert und dort dann „vergessen“ wurden. Das Resultat davon war, dass die neuesten Daten zwar in ihrem CRM gespeichert waren, aber nie mit dem CRM im Büro synchronisiert und aktualisiert wurden.

Gabrielli wurde bewusst, dass die wichtigen Kundendaten, die in diesen Systemen gespeichert und aktualisiert wurden, auch auf einer kontinuierlichen Basis und in Echtzeit unabhängig von den verwendeten Geräten so synchronisiert werden mussten, dass jeder Mitarbeiter jederzeit, intern und extern egal welche Plattform er verwendet, Zugriff darauf hat. Gabrielli benötigte eine Lösung, um seine Daten-Kommunikation und den Speichervorgang zu verbessern und dafür Sorge zu tragen, dass die Außenmitarbeiter jederzeit und unabhängig davon ob sie im Büro oder von unterwegs aus arbeiteten, Zugang zu den genauesten und aktuellsten Informationen der Kunden, Produkte und Preisinformationen erhalten. Um das zu realisieren begann Gabrielli damit unterschiedliche Lösungen, die auf dem Markt sind, zu analysieren.

Die Lösung

Gabriellis CRM Partner OpenSymbol, einer der führenden CRM Beraterfirmen in Italien, die Salesforce und Sugar vertreiben, empfahl ihnen die server-seitige CRM Synchronisationslösung von Riva. Riva On-Premise wurde getestet und Gabrielli erhielt, von dem Technikteam von Riva, exzellente Unterstützung beim Aufsetzen der Software und beim Konfigurieren, das außerdem ganz nach den Bedürfnissen von Gabrielli durchgeführt wurde. Nachdem Gabrielli Riva On-Premise erfolgreich getestet hatte, entschloss man sich, Riva zu implementieren. Da Riva nahtlos und zuverlässig server-seitig synchronisiert, wurden die aktuellen Daten von SugarCRM und IBM Lotus Notes jetzt permanent synchronisiert. always in sync.

Riva synchronisiert Sugar Kontakte, Leads, Kontaktdaten, Kalendereinträge, Tasks und Opportunities, Cases und Projekte. Des Weiteren liefert Riva hochentwickelte Integration und Kompatibilitätsfunktionen um die CRM Akzeptanz und Verkäufe zu steigern.

So liefert Riva z.B. erweiterte e-mail Integrationsfunktionen, e-mail-zu-Opportunity und e-mail- zu-Case Umwandlung, Unterstützung von benutzerdefnierten Feldern und Objekten und die Möglichkeit Kontakte vom „TO“ und „CC“-Feld, von e-mails, die noch nicht in Sugar aufgelistet sind, selbst zu kreieren. Riva bietet außerdem hochentwickelte Integration und Filterregeln für e-mail Anhänge.

Bei Riva ist es irrelevant welches Gerät, Betriebssystem oder welche Plattform verwendet werden. Wenn ein Verkäufer Notizen, Kalenderverabredungen oder kundenspezifische e-mails nach einer Besprechung in Lotus Notes eingibt, werden diese Notizen in Echtzeit zum CRM System synchronisiert, so dass andere Mitarbeiter darauf Zugriff haben (die Synchronisationszyklen sind flexibel wählbar, die Wahlmöglichkeiten variieren von einer Minute bis zu einer Stunde). Das Gleiche gilt für e-mails.
Wann immer ein Mitglied des Verkaufspersonals, egal ob er im Büro arbeitet oder auf dem Weg vom oder zum Kunden ist, Zugang zu den neuesten Preisen oder Produktinformationen aus dem CRM System benötigt, kann er jetzt diesen Zugang über sein Smartphone bekommen und die gewünschten Informationen direkt in IBM Lotus Notes lesen ohne Sugar überhaupt öffnen zu müssen. Zugang zu und die Möglichkeit die Opportunity Informationen, die in Sugar gespeichert sind über IBM Lotus Notes zu lesen, funktioniert auch offline!

Das Resultat

Durch das Integrieren der Daten zwischen IBM Lotus Notes und Sugar hat Gabrielli einen Weg gefunden, die interne und externe Kommunikation wesentlich effizienter zu machen. Das bedeutete Einsparungen in Zeit und Geld. Jetzt müssen die Verkäufer von Gabrielli, die unterwegs zu ihren Kunden sind, nicht mehr ihre Kollegen im Backoffice kontaktieren, um wichtige Informationen zu bekommen – sie haben jetzt sofortigen Zugang zu den absolut aktuellsten und wichtigsten Kunden-, Produkt- und Preisinformationen. Die Daten werden jetzt automatisch und in einer angemessenen Zeit durch die unsichtbare serverseitige Synchronisation zwischen den beiden Systemen aktualisiert. Kundenspezifische e-mails einschließlich Meeting-Notizen und Artikel mit Anhängen werden schnell zum CRM konvertiert und dort archiviert, so dass jeder Mitarbeiter der Firma Echzeitzugang dazu hat. Für Gabrielli war einer der größten Vorteile, die Möglichkeit zu haben, egal wo man sich befindet, auf jedermanns persönlichem mobilen Gerät direkt über die e-mail Oberfläche Zugang zu den Kundendaten und den Opportunities zu haben und sie auf den neuesten Stand bringen zu können.

“Wir sind sehr glücklich, dass uns Riva von unserem Partner OpenSymbol empfohlen wurde. Dadurch wurde Zeit und infolgedessen Geld gespart. Unsere Vertriebsagenten, die SugarCRM und IBM Lotus Notes nutzen, müssen nun nicht mehr ständig im Backoffice anrufen, um Einblicke in die aktuellen Kundendaten zu bekommen. Die Installation von Riva On-Premise war sehr einfach und uns wurden viele flexible Installationsmöglichkeiten angeboten – außerdem erhielten wir eine sehr gute Unterstützung durch die Ingenieure von Riva. Riva ist sehr sicher und die Support Mitarbeiter sind äusserst zuverlässig und gut ausgebildet; sie helfen bei allen Fragen, die wir haben. Wir freuen uns schon auf die Entwicklung von Riva Insight für IBM Lotus Domino, da dieses zusätzliche Feature für uns von großem Nutzen wäre“ kommentierte Matteo Briotto, IT Direktor von Gabrielli.

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