Nationales Vermietungsunternehmen entscheidet sich für Riva, um 1130 Dynamics CRM und Exchange-Nutzer zu synchronisieren

Riva synchronisiert täglich über 10.000 Microsoft Dynamics CRM Daten-Updates für 1130 Exchange-Nutzer. Alles serverseitig, keine Outlook-Plug-Ins zu installieren oder zu verwalten. Der Kunde konnte mit Hilfe von Riva 2.400 iPads und iPhones mit Microsoft Dynamics CRM über Nacht synchronisieren.

Überblick

Eines der größten Vermietunternehmen in den USA wählte Riva als CRM-Daten- Integrationslösung für Microsoft Dynamics CRM und Microsoft Exchange. Das Unternehmen hat Niederlassungen in mehr als 30 Bundesstaaten und im Distrikt von Columbia. Das Unternehmen vermietet eine breite Palette an Bau- und Industriemaschinen.

Die Herausforderung

Im Jahr 2006 rollte das Unternehmen Microsoft Dynamics CRM für den nationalen Vertrieb aus. Zwei Jahre später begann das Unternehmen Microsoft Dynamics CRM für Outlook (Outlook-Client) für 700 Nutzer zu nutzen.

Es gab eine Reihe von Herausforderungen und Einschränkungen mit Microsoft Dynamics CRM für Outlook, sodass das Unternehmen begann, eine zuverlässigere Synchronisierungs-Alternative zu suchen. Die Standard-Outlook-Integration wurde als zeitaufwendig und kompliziert in der Handhabung empfunden. Microsoft Dynamics CRM für Outlook musste auf jedem einzelnen Desktop, Laptop und mobilen Endgeräten installiert und konfiguriert werden. Wenn man die hierfür benötigte Zeit mit 1.130 Nutzern multipliziert, zusammen mit den zugehörigen Support-Anrufen, Schulungen und Updates nach den jeweiligen Server-und Betriebssystem-Upgrades, so entsteht ein enormer Zeitaufwand.

Das Unternehmen wollte zusätzlich verschiedene e-mail Anwendungen und unterschiedliche mobile Endgeräte einbinden. So mussten einige der Nutzer Dynamics CRM mit Outlook 2010 für Windows synchronisieren, andere mit Outlook 2011 für Mac. Darüber hinaus hatte das Unternehmen 2.400 mobile iPhone- und iPad-Endgeräte gekauft und wollte damit den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, Dynamics CRM mit iPad- und iPhone-Adressbuch, Kalender und der email-Anwendung zu synchronisieren.

Für das Unternehmen stellte sich außerdem die Herausforderung, wie man mit einer großen Anzahl von Kontakten in Microsoft Dynamics CRM umgeht. (Wir sprechen in diesem Unternehmen von ein paar hunderttausend Kontakt-Datensätzen in Dynamics CRM.) Microsoft Dynamics CRM für Outlook bot nicht die erforderliche Flexibilität, um Regeln festzusetzen, nach denen Kontakte auf der Grundlage bestimmter Kriterien limitiert oder gefiltert werden. Ebenso wenig ermöglichte es dem Unternehmen, benutzerdefinierte Felder zwischen Microsoft Dynamics und Exchange zu synchronisieren.

Die Lösung

Das Unternehmen implementierte Riva im Jahr 2010 und Riva liefert seitdem eine zuverlässige Back-End-Integration für das nationale Vertriebsteam des Unternehmens.

Der Dynamics CRM Administrator schätzt besonders, dass er die Synchronisierung im Back-End kontrollieren und mit nur einer einzigen Anwendung überwachen kann. Outlook Plugins und separate mobile Apps müssen weder installiert, noch auf einzelnen Computern und mobilen Endgeräten verwaltet werden. Die Synchronisierungs-Policy wird einfach erstellt und konfiguriert, einer Gruppe von Nutzern zugeordnet und frei geschaltet. Riva synchronisiert dann nahtlos und automatisch Microsoft Dynamics CRM-Daten mit den Exchange-Konten der Nutzer.

Da Riva eine plattformübergreifende e-mail Integration für Microsoft Dynamics CRM bietet, sind alle Vertriebsmitarbeiter in der Lage, die Vorteile der transparenten Synchronisierung von Riva zu nutzen, unabhängig davon, ob sie mit Windows Outlook, Outlook für Mac, einem iOS-Gerät (Apple iPad oder iPhone) oder anderen Smartphone bzw. Tablet PC arbeiten. Dies hat deutlich die Bereitstellungs- und Support-Zeit, Ausfallzeiten und den Zeitaufwand für Schulungen der Anwender reduziert. Das Rollout von Riva konnte während der ersten Pilot- und auch in den späteren Phasen des Projekts rasch durchgeführt werden.

Riva wird verwendet, um Kontakte, Kalender, Aufgaben, e-mails und einige benutzerdefinierte Felder zwischen Microsoft Dynamics CRM und Exchange zu synchronisieren. Außerdem gewinnt das Unternehmen die Flexibilität später auch Opportunities (Verkaufschancen), Anfragen und Custom Objects (spez. Objekte) in Dynamics CRM zu synchronisieren. Riva konnte dem Unternehmen bei den dringendsten Synchronisierungs-Anforderungen helfen und bietet darüber hinaus Flexibilität und Skalierbarkeit, um auch den zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Das Unternehmen bewertet die integrierte Synchronisierung von Riva für Microsoft Dynamics CRM als auch die sofort verfügbare Einbindung von iPad und iPhone-Endgeräten als hervorragend. Vertriebsmitarbeiter erwarten immer mehr mit einer mobilen CRM-Integration arbeiten zu können. In diesem Fall verwenden die Vertriebsmitarbeiter ihre mobilen Endgeräte, um Reservierungen und Angebote für Maschinen in dem zentralen POS-System des Unternehmens vorzunehmen – direkt von ihrem iPad oder iPhone aus.

Als das Unternehmen von 800 auf 1.130 Nutzer aufstockte, mussten keine Änderungen an der Konfiguration vorgenommen werden. Der Riva-Server stockte nicht einmal. Alles, was der Riva Administrator tun musste, war, die zusätzlichen Nutzer in die Synchronisierungs-Policy einzufügen. Der Dynamics CRM Administrator drückte es ungefähr so aus: “Der Server brummt genauso weiter…”. Riva ist so konfiguriert, dass Microsoft Dynamics CRM und Exchange während der Spitzenzeiten alle 10 Minuten und in betriebsschwachen Zeiten jede Stunde synchronisiert werden.

Die Resultate

Riva bietet diesem nationalen Vermietungsunternehmen viele Vorteile:

  • Riva liefert eine zuverlässige, 24 x 7-Integration für Microsoft Dynamics CRM und Exchange;
  • Riva hat dem Dynamics CRM Administrator und dem Support-Team die Arbeit um einiges erleichtert (keine Outlook-Plugins zu installieren oder zu verwalten);
  • Riva verhalf dem Unternehmen dazu, Microsoft Dynamics CRM mit 2.400 iPad und iPhone-Endgeräten über Nacht zu synchronisieren;
  • Riva synchronisiert ein enormes Volumen von CRM-Daten pro Tag (ca. 10.000 Änderungen und Datensätze pro Tag); und
  • Riva ermöglicht den Vertriebsmitarbeitern des Unternehmens, effizienter zu arbeiten und einen besseren Kundendienst zu ermöglichen.

Wenn Sie wissen möchten, wie man Microsoft Dynamics CRM direkt mit Ihrem Exchange Server synchronisiert – Kontaktieren Sie uns!.

Weitere Informationen