Riva steigert Vertriebseffizienz bei Irish Welcome Tours

Irish Welcome Tours, ein Reiseveranstalter und eine der führenden Destination Management Unternehmen in Irland, wählte Riva, um GoldMine und Microsoft Exchange zu integrieren. Schlüssel für den Erfolg des Projekts war die Fähigkeit Rivas, GoldMine Kalender mit den nativen Kalender-Apps auf mobilen Geräten wie dem iPhone, iPad und anderen Smartphones und Tablet-PCs nahtlos und transparent zu synchronisieren. Das Verkaufsteam des Unternehmens hat nun Zugriff auf alle Termine, egal, ob die mobilen Endgeräte on- oder offline sind.

Überblick

Irish Welcome Tours st eine der führenden Reiseagenturen in Irland und ein Incoming Reiseveranstalter für Gruppen, Individualreisende (fully independent travellers – FIT), Tagungen, Incentives und Events. Gegründet in 1989 bieten sie ihren Kunden seit 21 Jahren erfolgreich besondere Reiseerfahrungen. Das Unternehmen hat einen hervorragenden Ruf in der irischen Tourismusindustrie. Das Team von 35 mehrsprachigen Mitarbeitern berät international Kunden aus Europa und den USA. Sechs Führungskräfte aus dem Vertrieb sind ständig auf Reisen, um bestehende Kunden regelmäßig zu besuchen. Zu diesen Kunden gehören einige der Top-Reisebüros der Welt, die die kreativen Reiseerfahrungen des Unternehmens vermarkten.

Die Herausforderung

Seit nunmehr 10 Jahren nutzt Irish Welcome Tours GoldMine als CRM-System. GoldMine erfüllt alle Anforderungen der Team-Mitarbeiter, sofern sie im Büro präsent sind und auf ihre Computer Zugriff haben. Die Herausforderung war, GoldMine Kalender, Termine und Besprechungen mit den Kalender Apps auf iPad, iPhone und anderen mobilen Endgeräten zu synchronisieren, wenn Vertriebsmitarbeiter reisen, um Kunden zu besuchen. Irish Welcome Tours benötigte eine Lösung, mit deren Hilfe GoldMine mit den mobilen Endgeräten der Vertriebsmitarbeiter synchronisiert werden kann und diese über neue Termine und Besprechungen auf dem Laufenden hält, während sie unterwegs sind.

Die Lösung

Monread CRM, der Irish Welcome Tours’ GoldMine Berater, empfahl Riva, um die Herausforderungen bei der Synchronisierung von GoldMine zu lösen. Riva synchronisiert GoldMine direkt mit dem Microsoft Exchange Server des Unternehmens. Dies bedeutet, dass Riva GoldMine Kontakte, Kalender, Aufgaben und vieles mehr mit allen Exchange e-mail Apps und mit mobilen Endgeräten synchronisiert. Es gibt keine zusätzlichen Outlook Plugins oder separate mobile GoldMine Apps, die installiert oder konfiguriert werden müssen.

“Wenn unsere Vertriebsmitarbeiter unterwegs sind, um Reiseveranstalter und Reisebüros auf der ganzen Welt zu besuchen”, sagte John Waldron, Geschäftsführer und Gründer von Irish Welcome Tours, “dann haben sie nun einen vollständigen Überblick über alle ihre geplanten Termine, egal ob sie in Outlook sind oder die Aktualisierungen im Kalender auf ihrem iPhone oder iPad checken.”

Riva bietet eine zuverlässige, bi-direktionale Synchronisation von Kontakten, Kalendereinträgen und Aufgaben zwischen GoldMine und Microsoft Exchange. Riva synchronisiert nahtlos Besprechungen, Termine, Telefonate, Aufgaben, ein- und mehrtägige Veranstaltungen und private Termine. Auch wiederkehrende Termine werden unterstützt. Riva kann konfiguriert werden, um alle neuen Termine im Kalender automatisch zu synchronisieren oder die Vertriebsmitarbeiter wählen gezielt aus, welche Kalender-Tätigkeiten durch Zuweisung einer Exchange-Kategorie mit GoldMine synchronisiert werden. Riva bietet ein Höchstmaß an Flexibilität bei der GoldMine Kalender-Integration, einschließlich der Optionen, die Reminder Synchronisation von Remindern (Erinnerungen) zu aktivieren oder zu deaktivieren und spezielle Meeting-Typen mit kleineren Anpassungen in Riva zu synchronisieren.

Die Resultate

Vertriebsmitarbeiter bei Irish Welcome Tours haben jetzt vollen Zugang zu ihren GoldMine Kalendern in Outlook und über die mobilen iPad und iPhone Endgeräte. Das Unternehmen überlegt derzeit auch die e-mail-Archivierungsfunktionen von Riva und die Synchronisierung von benutzerdefinierten Feldern in GoldMine zu implementieren, um die Effektivität des Vertriebs noch weiter zu steigern.

Mit einer einzigen Riva On-Premise Installation vor Ort kann Irish Welcome Tours GoldMine Kalendereinträge, Aufgaben und Kontakte in allen Exchange e-mail Clients sichten und verwalten, einschließlich:

  • Outlook 2010
  • Outlook Web Access
  • Outlook on Citrix and Terminal Services
  • Outlook 2011 für Mac
  • Entourage 2008 and 2004 für Mac
  • Apple Mail, iCal, Address Book

“Riva hat wirklich geholfen, unsere Vertriebs-Operationen zu optimieren”, sagte Waldron. “Unsere Vertriebsmitarbeiter können nun wesentlich effizienter arbeiten, wenn sie im Ausland unterwegs sind. Mit Riva arbeiten sie stressfreier, da sichergestellt wird, dass ihre GoldMine Kalender mit ihren Outlook- und iPad / iPhone Kalender Apps ständig synchronisiert werden.”

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