Riva sorgt für vollen SugarCRM-Einsatz bei Barton Willmore

Barton Willmore, der größte unabhängige britische Stadtplanungs-Consulter, setzt auf Riva, um SugarCRM und Microsoft Exchange für 160 Mitarbeiter nahtlos zu synchronisieren. Eine stabile und zuverlässige CRM-Integration war der Schlüssel für alle Architekten, Designer und Planer, um das CRM-System nun vollständig zu nutzen. Auch finanziell hat es sich gelohnt, da die Investition in SugarCRM eine Kosteneinsparung von bis zu 75% im Vergleich zu anderen CRM-Lösungen bedeutete.

Überblick

Barton Willmore LLP ist Großbritanniens größtes unabhängiges Planungs- und Design-Büro. Die Betriebseinnahmen aller 10 Büros zusammengenommen, belaufen sich auf mehr als 23 Mio. Pfund. Das Unternehmen besteht aus 22 Partnern und 275 Mitarbeitern. Diese liefern Planungs- und Design-Dienstleistungen für ein breites Spektrum von Sektoren, das vom Wohnungsbau und Einzelhandel bis hin zum Energiesektor und zur Abfallwirtschaft reicht.

Die Herausforderung

Barton Willmore führte SugarCRM im Jahr 2011 ein. Fünf Systemadministratoren sind verantwortlich für die Bereitstellung von IT für 275 Architekten, Designer und Planer, die SugarCRM nutzen, um Kundenkontakte, Meetings und e-Mail-Korrespondenz festzuhalten.

Zur besseren Integration von SugarCRM im täglichen Arbeitsablauf bei Barton Willmore testete das Unternehmen zwei Outlook-Integrationslösungen von Drittanbietern. Keines der Outlook Plugins konnte die Erwartungen an Funktionalität, Stabilität und Erschwinglichkeit, die das Unternehmen hatte, erfüllen.

Die Lösung

“Ursprünglich interessierten wir uns für Riva, um SugarCRM mit unserem Exchange-System zu synchronisieren, nachdem wir Riva bei Google entdeckt hatten. Riva wurde uns anschliessend von unserem CRM-Berater als die beste SugarCRM Synchronisations-Lösung auf dem Markt empfohlen”, sagt Andy Bevan, IT-Leiter bei Barton Willmore.

Riva wird nun verwendet, um SugarCRM und Microsoft Exchange für 160 Mitarbeiter bei Barton Willmore zu synchronisieren. Riva löste alle Probleme und bietet nun eine zuverlässige Server-zu-Server-Integration für das CRM- und e-Mail-Systeme des Unternehmens.

Barton Willmore plant, den Einsatz von Riva auszubauen, um alle 275 Mitarbeitern nahtlos mit der Synchronisation von SugarCRM und Exchange Kontakten, Kalendereinträgen, Aufgaben, e-Mails, Verkaufschancen (Opportunities) und mehr zu versorgen. Anstatt bei jedem Benutzer Outlook Plugins auf dem Desktop, Laptop und mobilen Endgeräten einrichten zu müssen, wird Riva nur einmal auf einem Windows Server oder einer virtuellen Maschine installiert und auf Basis einer regelbasierten Synchronisations Policy kontrolliert.

“Unsere Erfahrungen mit Riva sind sehr gut gewesen”, sagte Bevan. “Und als wir Unterstützung gebraucht haben, waren die Riva Support-Ingenieure stets sehr entgegenkommend.”

Die Resultate

Riva synchronisiert derzeit SugarCRM mit Microsoft Exchange für 160 Mitarbeiter in den 10 Niederlassungen des Unternehmens. Insbesondere verwendet Barton Willmore Riva bei:

  • der Synchronisierung von SugarCRM Terminen und Meetings mit Outlook
  • der Synchronisierung von SugarCRM-Konten und Kontakten mit Outlook
  • der Synchronisierung von emails mit SugarCRM
  • der automatischen Dateneingabe in SugarCRM (mit Riva SmartConvert Folders)

Riva hilft Architekten, Designern und Planern des Unternehmens bei der Verwaltung ihrer täglichen Interaktionen mit Kunden in der Anwendung ihrer Wahl – SugarCRM, Outlook oder mit ihrem mobiles Endgerät. Teammitglieder können mit dem gewohnten Outlook-Adressbuch und Kalender arbeiten und Riva synchronisiert dabei die neuen Daten nahtlos mit SugarCRM.

Die SmartConvert- und AssignTo-Ordner von Riva sparen Anwendern Zeit und verbessern die Akzeptanz der Anwender von SugarCRM durch Reduzierung manueller Dateneingabe und Automatisierung bei der Erstellung von Kontakten, Accounts und Opportunities.

“Riva hat dazu beigetragen, die Einführung des CRMs in unserem Team zu erleichtern”, sagte Bevan. “Wir können Riva wärmstens auch anderen SugarCRM Kunden empfehlen.”

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