WILO SE entscheidet sich für Riva und eine server-seitige CRM-Integration zwischen Microsoft Dynamics NAV 2009 und Outlook.

Der weltweit führende Pumpenhersteller WILO SE startet mit der Riva-Einführung in drei Ländern. In einem Feldtest nutzen 50 Mitarbeiter Riva für den mobilen Zugang zu den Microsoft Dynamics NAV Daten des CRM Moduls. Off- oder online in Outlook erfasste oder veränderte Kontakte, Aufgaben und Termine sowie Besuchsberichte werden so nahtlos und bi-direktional mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV synchronisiert.

Überblick

WILO SE, mit Hauptsitz in Dortmund ist einer der weltweit führenden Hersteller von Pumpen und Pumpensystemen für die Heizungs-, Kälte- und Klimatechnik, die Wasserversorgung sowie die Abwasserbehandlung und -entsorgung. 1872 als Kupfer- und Messingwarenfabrik Louis Opländer gegründet, ist das Unternehmen mit über 60 Tochtergesellschaften weltweit vertreten und beschäftigt über 6.200 Mitarbeiter. 2010 betrug der Umsatz 1.021,4 Mio. Euro. 2011 wurde die WILO SE zum vierten Mal in Folge als „Top-Arbeitgeber für Ingenieure“ ausgezeichnet.

Die Herausforderung

WILO SE nutzt seit 2009 Microsoft Dynamics, das speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde. Nach einer ausführlichen Evaluierung entschied WILO SE sich, Riva Integration Server in einer realen Teststellung in der Schweiz, den Niederlanden und Schweden zu evaluieren. Besonders wichtig waren hierbei, die Stabilität des Systems, eine granulare Vergabemöglichkeit für Benutzerregeln sowie die Synchronisation von mehreren Tausend Kontakten in einem Batch. Aus Anwendersicht sollte die Integrationslösung möglichst intuitiv durch die Vertriebs- und Service-Mitarbeiter zu bedienen sein. Darüberhinaus sollte durch die Integration die Qualität der CRM-Daten erhöht werden und es den Nutzern erlauben, auch offline CRM-Daten einzusehen, zu modifizieren und z.B. Besuchsberichte einzugeben.

Die Lösungn

WILO SE nutzt als Server-Betriebssystem Windows 2008, die Clients laufen unter Windows 7. Durch den Einsatz von Riva Integration Server müssen an den einzelnen Arbeitsplätzen keine Outlook Plug-ins mehr installiert werden. Dies gilt auch für alle Active-Sync fähigen mobilen Endgeräte wie das iPhone oder BlackBerry. Die Kommunikation mit Microsoft Exchange nutzt EWS (Exchange Web Services). Riva unterstützt die in der WILO IT-Infrastruktur eingesetzten Cluster Environment & Cluster Change.

Riva Integration Server synchronisiert durch eine einzige server-seitige Synchronisation Microsoft Outlook mit Dynamics NAV 2009 (RTC). Derzeit werden die folgenden Daten für die Vertriebsmitarbeiter synchronisiert:

  • Kontaktes
  • Termine
  • Aufgaben
  • Besuchsreporte

Die WILO Vetriebsmitarbeiter haben nun zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugang zu den CRM-Daten, sei es über ihr Laptop oder über ihren BlackBerry. Besuchsberichte sowie Kontakte, Termine und To-Dos können direkt nach dem Kundenbesuch auch ohne direkten Internet-Zugang in Outlook eingegeben werden und werden im Anschluss nahtlos mit dem ERP System Dynamics NAV synchronisiert.

Die Resultate

WILO plant nach der erfolgreichen Testphase auch die Vertriebsmitarbeiter in anderen Ländern wie Irland, UK, Frankreich, Polen und Griechenland in ihrer täglichen Arbeit durch die nahtlose CRM-Integration zu unterstützen. Bei dem geplanten weltweiten Einsatz sollen mehr als 200 Mitarbeiter durch Riva unterstützt werden.

“Wir waren sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit während der Erstellung der Prototypen und der Rollout-Version. Obwohl wir dieses Projekt vollständig über Remote Collaboration abgewickelt haben, waren die Reaktionszeiten des Omni-Teams unter der Leitung von Richard Mao äußerst kurz und die lösungsorientierte Zusammenarbeit stets sehr professionell. Wir konnten so für uns wichtige Schlüsselfunktionalitäten relativ zügig umsetzen” sagt Mike Fietz, Senior Business Consultant bei WILO SE.

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